Jak zamawiać gadżety dla klientów – praktyczny przewodnik dla agencji reklamowych i eventowych

Deadline goni deadline, klient właśnie po raz trzeci zmienił zdanie co do kreacji, a na mailu czeka pięć innych pilnych tematów. I wtedy, najczęściej o 16:00 w piątek, pada hasło: „Potrzebujemy na wczoraj jakichś fajnych gadżetów na event.” Brzmi znajomo? Każdy, kto pracuje w agencji reklamowej, PR czy eventowej, zna ten scenariusz aż za dobrze. Zamawianie gadżetów, choć wydaje się prostym zadaniem, potrafi stać się źródłem niepotrzebnego stresu: od zaginionych ofert, przez niedotrzymane terminy, po produkty, które nijak nie pasują do koncepcji klienta. Ten proces wcale nie musi być koszmarem. Wystarczy dobre przygotowanie i kilka sprawdzonych zasad, żeby całość przebiegła bez stresu i niespodzianek.

Od ponad 15 lat działamy w branży gadżetów reklamowych. Przez ten czas pomogliśmy setkom agencji w realizacji projektów – od małych zleceń po duże, ogólnopolskie kampanie. W tym kompleksowym poradniku pokazujemy, jak uniknąć najdroższych błędów, zaoszczędzić bezcenny czas i sprawić, by gadżety stały się skutecznym narzędziem w rękach Twoich i Twojego klienta.

Etap 1: Brief to 90% sukcesu. Jak pytać klienta, żeby dostać konkretną odpowiedź?

Każdy dodatkowy mail z pytaniami to strata czasu dla wszystkich zaangażowanych. Zanim wyślesz do nas zapytanie, upewnij się, że masz od swojego klienta komplet informacji. Dobry brief to fundament, który oszczędza nerwy i zapobiega nieporozumieniom. Oto checklista pytań, które warto zadać klientowi:

  • Cel: Co dokładnie chcemy osiągnąć tymi gadżetami? Czy mają być tanim upominkiem na masowych targach, ekskluzywnym prezentem dla klientów Vip, a może praktycznym dodatkiem dla własnych pracowników?
  • Grupa docelowa: Kto będzie odbiorcą gadżetu? Inny prezent ucieszy programistę, inny prezesa dużej firmy, a jeszcze inny rodzinę z dziećmi na firmowym pikniku.
  • Budżet: Jakie są orientacyjne widełki cenowe na sztukę? To nie jest niewygodne pytanie – to pytanie, które pozwala od razu skupić się na realnych propozycjach i oszczędza czas na wycenianiu czegoś, co i tak jest poza zasięgiem.
  • Ilość: Ile dokładnie sztuk potrzebujemy? Nakład ma fundamentalny wpływ na cenę jednostkową produktu z nadrukiem.
  • Deadline: Na kiedy dokładnie gadżety muszą znaleźć się w docelowym miejscu?
  • Znakowanie: Jakie logo ma zostać naniesione? W ilu kolorach? Czy klient posiada logo w formacie wektorowym (np. .eps, .ai, .cdr)?

Z takim zestawem informacji będziemy w stanie przygotować precyzyjną i trafną ofertę w ekspresowym tempie.

Etap 2: Gadżetowa “ściągawka”. Sprawdzone pomysły dla kluczowych branż.

Zamiast przeglądać setki stron z produktami, skorzystaj z tej listy sprawdzonych pomysłów, które naprawdę działają. Co wybrać:

  • Dla branży IT / Tech: markowy powerbank, przesuwaną zaślepkę na kamerę w laptopie, torbę na laptopa lub biurkową ładowarkę indukcyjną.
  • Dla branży Finansowej / Prawnej / Konsultingowej: wysokiej jakości notatnik w twardej oprawie z tłoczonym logo, elegancki metalowy długopis w etui, eleganckie portfolio na dokumenty.
  • Dla branży hotelarskiej/turystycznej: bidony i kubki termiczne, podręczne plecaki, latarki w formie breloka, małe parasole.
  • Dla pracowników biurowych: notes z wyrywanymi kartkami, zestaw piśmienniczy, kubek porcelanowy, przybornik na biurko.
  • Na targi i masowe eventy: torbę bawełnianą z przyciągającą wzrok grafiką, mały notes z długopisem z recyklingu, brelok z funkcją otwieracza lub ciekawy antystres.

Etap 3: Krótki słowniczek technologii nadruku.

Nie musisz być ekspertem, ale znajomość podstaw pomoże Ci w rozmowie z klientem i dostawcą.

  • Tampondruk: Najpopularniejsza metoda do znakowania plastikowych, także lekko nierównych powierzchni, jak długopisy, notesy i breloki. Oferuje doskonały stosunek ceny do jakości przy większych nakładach. Doskonały do nadruków w wielu kolorach.
  • Grawer Laserowy: Gwarancja elegancji i niezniszczalnej trwałości. Stosowany na metalu, drewnie, szkle i skórze. Logo nigdy się nie zetrze, co czyni go idealnym rozwiązaniem dla produktów premium. Odcień nadruku zależy od podłoża produktu i może wyjść w odcieniach szarości, brązu lub biały.
  • Sitodruk / Termotransfer: Technologie wykorzystywane głównie przy nadrukach na tekstyliach (torby, parasole, odzież). Pozwalają uzyskać duże, wyraziste i wielokolorowe nadruki o żywych barwach.
  • Druk cyfrowy: to bezdotykowa metoda znakowania, która polega na bezpośrednim drukowaniu obrazu z pamięci komputera na powierzchnię produktu. Tusz utrwalany światłem UV staje się odporny na wodę, wilgoć i promieniowanie słoneczne. Technika pozwala uzyskać nadruki o wysokiej, fotograficznej jakości w dowolnej kolorystyce.

Do większości nadruków wymagane jest logo/grafika w formacie wektorowym (cdr, eps, ai). Wszystkie fonty powinny być zamienione na krzywe. Jeśli chodzi o poligrafię to może być dobrej jakości plik jpg, bmp, pdf, ale powinien mieć minimum 300 DPI.

Etap 4: Terminy, logistyka i inne rzeczy, które lubią zaskoczyć

Standardowy czas realizacji dla większość gadżetów to 3-5 dni roboczych od momentu zatwierdzenia wizualizacji z nadrukiem przez klienta. Dla część poligrafii (notesy, torby, kalendarze) i kubków porcelanowych ten czas wyniesie już 7-9 dni. W sezonie wrzesień – grudzień trzeba doliczyć ok 3 dni ze względu na natłok zamówień i długie kolejki na produkcji. Zawsze zostaw 1 – 2 dni zapasu na transport. Kurierzy powinni dostarczyć przesyłki w kolejnym dniu roboczym, ale w rzeczywistości nie zawsze tak się dzieje, a szczególnie w grudniu.

Wizualizacja przed produkcją:

Zawsze robimy wizualizację produktu z nadrukiem + 2 poprawki gratis. Zapewniamy bezpłatną optymalizację logo pod nadruk i kontrolę pliku przez grafika.

Zmiany w logo czyli moment, kiedy jest za późno:

Jeśli produkt jest już w przygotowalni i matryce poszły do produkcji to na zmiany jest już za późno. W tym momencie zmiana projektu = nowa matryca = nowy koszt. Ale jeśli jest dopiero etap czekania w kolejce na produkcji, to wtedy jeszcze można coś poprawić. Grawer i druk cyfrowy nie potrzebują matryc, więc w razie drobnych korekt jest większa elastyczność. Ale przez powrót do etapu robienia i zatwierdzania wizualizacji wszystko może się wydłużyć o dodatkowy dzień.

Etap 5: Finał – zadowolony klient i wszystko pod kontrolą

Dobrze dobrane gadżety reklamowe to nie koszt, a inwestycja w wizerunek i relacje. Kluczem do sukcesu są trzy elementy: precyzyjne dopasowanie upominku do celu kampanii i jej odbiorców, solidnie przygotowany brief oraz sprawdzony wykonawca. Mamy nadzieję, że ten poradnik uczyni Waszą pracę choć trochę łatwiejszą.